How to ‘Onboarding a new team member’

<Let’s start/>
Der Onboarding Prozess ist sowohl für das Unternehmen, als auch für den neuen Mitarbeiter ein enorm wichtiger Prozess. Er hat großen Einfluss auf die Entwicklung und Produktivität des Mitarbeiters und wirkt sich nachhaltig auf dessen Wohlbefinden aus. Wir müssen hier sicher nicht betonen, welchen hohen Stellenwert wir dem Onboarding-Prozess einräumen.

<Recruiting/>
Bevor wir allerdings onboarden, muss erstmal der:die neue Kandidat:in gefunden und rekrutiert werden. ‘Recruiting’ und die Suche nach neuen Teammitgliedern ist enorm aufwendig und beansprucht ein hohes Maß an Ressourcen. Bereits vor Vertragsabschluss muss investiert werden, damit der:die neue Mitarbeiter:in dem Unternehmen langfristig persönlichen und finanziellen Nutzen bringt. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Vorgehensweisen — wir haben unseren eigenen Prozess entwickelt und fahren eine bestimmte Strategie bei der Suche neuer Teammitglieder:

1. Als Erstes findet ein Erstgespräch mit Anna, unserer HR-Managerin, statt. Dabei geht es vordergründig um ein persönliches Kennenlernen. In einem knapp 15minütigen Gespräch lernt man sich oberflächlich kennen, bespricht die zu besetzende Stelle, präsentiert mögliche Chancen und Ziele einer möglichen Zusammenarbeit, bewertet den:die Kandidat:in auf rein persönlicher Ebene. Hat der:die Kandidat:in im Erstgespräch überzeugt, geht es weiter in Runde 2.
2. Die 2. Runde konzentriert sich auf die Skills und Fähigkeiten des:der Bewerber:in. Hier übernehmen die Abteilungsleiter:innen Miriam, Aaron oder Benedikt die Gesprächsführung und testen den:die Kandidat:in mit Beispielaufgaben oder Detailfragen zu dessen Können. Ist auch die zweite Runde erfolgreich bestanden, geht es in Runde 3.
3. Bisher hat der:die Bewerber:in nur einen Teil des Teams kennengelernt. In der letzten Runde kommt es zu einem Treffen mit allen Teammitgliedern der Mainzer Datenfabrik. Auch dieses Treffen findet derzeit ausschließlich als Videocall statt. Beide Parteien haben nun nochmals die Möglichkeit sich auf persönlicher Ebene auszutauschen, Fragen zu Hobbys und Interessen zu stellen und zu prüfen, ob man auf zwischenmenschlicher Ebene miteinander harmoniert.
4. Ist auch das 3. und letzte Gespräch beendet, findet das Teamvoting statt. Wir haben uns als Mainzer Datenfabrik dazu entschieden, gemeinsam und einstimmig für oder gegen eine Person zu stimmen, da uns die gemeinsame Arbeit und das zwischenmenschliche Miteinander wichtige Anliegen sind.
5. Ist die Entscheidung einstimmig für eine:n Kandidat:in ausgefallen, beginnt der Onboarding-Prozess.

<Exkurs ‘Onboarding’/>
Schon unter normalen Umständen ist das Onboarding umfangreich und intensiv. Legen wir den Prozess nun auf den aktuellen Zustand unter Pandemiebedingungen um, ist er umso umfangreicher, zeitintensiver und gleichermaßen deutlich risikoreicher. Denn der eigentlich wichtigste Stützpunkt im Onboarding-Prozess fällt auf persönlicher Ebene weg. Sowohl für das Teamfeeling als auch für strukturelle und unternehmerische Angelegenheiten ist ein persönlicher Ansprechpartner, live und in Farbe, absolut essentiell. Wir sind nun darauf angewiesen, neue Mitarbeiter virtuell einzuarbeiten, sie auf Distanz und digital kennenzulernen und ihnen den Start bestmöglich kreativ zu gestalten. Die wichtigste Zeit zu Beginn, das Kennenlernen, bildet die Basis für die zukünftige Zusammenarbeit. Sowohl das Unternehmen, als auch der:die neue Kolleg:in müssen sich in einer recht kurzen Zeit intensiv kennenlernen. Diese Phase ist deswegen so spannend, da beide Parteien für sich entscheiden, ob sie sich eine Zusammenarbeit langfristig vorstellen können. Dafür gibt es unterdessen auch die Probezeit, die für beide ein eventuelles Schlupfloch darbietet, falls sich die Entscheidung gegen eine Zusammenarbeit entwickelt.

Beim derzeitigen ‘War for talents’ ist es dem Arbeitgeber noch wichtiger, den:die neuen Mitarbeiter:innen möglichst lange an das Unternehmen zu binden. Fachkräftemangel ist hier eines der Schlagwörter, mit denen Firmen derzeit zu kämpfen haben. Die Unternehmen reißen sich um begehrte Kandidaten, locken sie mit lukrativen und attraktiven Angeboten, vernachlässigen allerdings dann aber den Onboarding Prozess. Denn sind erstmal die großen Bemühungen erledigt und der/die neue Mitarbeiter:in hat sich für einen Arbeitgeber entschieden, lehnt man sich zurück und vertraut auf gängige Prozesse ganz nach dem Motto “er/sie wird sich schon gut einleben”. Doch hier versteckt sich bereits der erste mögliche Fehler. Der/die neue Mitarbeiter:in ist mit Sicherheit nicht wie ein:e andere:r. Man muss neue Teammitglieder individuell betrachten, auf eventuelle Bedürfnisse gesondert eingehen — denn man kann nicht alle Mitarbeiter:innen über einen Kamm scheren.

<Onboarding madafa-like/>
Unser Onboarding-Prozess beginnt mit dem Aufsetzen des ‘Letter of Intent’. Dieses Schreiben stellt quasi unser Arbeitsangebot dar. Damit signalisieren wir dem:der Kandidat:in, dass wir ihn:sie definitiv einstellen möchten. Darin enthalten sind auch weitere Angaben zum Gehalt, dem Urlaubskontingent und Benefits, wie beispielsweise das Mobilitätsbudget. Nimmt der Bewerber unser Angebot an, geht es in die Erstellung des Arbeitsvertrags. Haben beide Parteien unterschrieben, ist es offiziell und wir sind um ein weiteres Teammitglied reicher. 🎉

Da in der Regel ein kleiner Zeitraum zwischen dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags und dem tatsächlich ersten Arbeitstag liegt, kümmern wir uns in der Zwischenzeit um das Beschaffen und Einrichten des Equipments. Auch hier binden wir den:die neue:n Kolleg:in aktiv mit ein. Wir überlassen ihm:ihr die freie Auswahl bei der Wahl des Arbeitsgeräts, dem Geschäftshandy und der Einrichtung seines:ihres Homeoffice. Nicht nur in der aktuellen Zeit möchten wir es den Kolleg:innen recht machen, denn jeder hat eine unterschiedliche Art und Weise zu arbeiten und man soll sich schließlich wohlfühlen. Bei der Wahl des Arbeitsgeräts schränken wir uns auch nicht ein, denn mittlerweile können alle verschiedenen Anbieter prinzipiell mit den allermeisten Programmen arbeiten und sie bereitstellen. Letztlich muss sich aber der Arbeitnehmer entscheiden, mit welchem Betriebssystem er:sie am Besten zurecht kommt.

Sind alle Geräte angekommen, werden sie auch direkt mit allen notwendigen Programmen und Zugängen ausgestattet, sodass der:die neue Kolleg:in direkt mit der Einarbeitung starten kann. Je nach Corona Regelung, findet die Einarbeitung mit einem:einer Kollegin aus der entsprechenden Abteilung statt. Alle Programme und Tools werden erklärt, es gibt eine kleine Einführung in die Unternehmensstruktur und ganz wichtig: viele viele Videocalls. Dieser Prozess zieht sich durch die ersten Tage. Wir versuchen durch ausgiebige und transparente Kommunikation erste Barrieren zu umgehen, um den:die neue Kolleg:in bestmöglich abzuholen und auf bestehende Aufgaben vorzubereiten. Dass dies ein längerer Prozess wird, ist ganz klar und auch überhaupt nichts Negatives. Intensive Vorbereitungen bringen insofern was, dass das neue Teammitglied bestmöglich über alles Notwendige Bescheid weiß, direkt agieren und reagieren kann, wenn es in Richtung erster eigener Aufgaben geht.

Die Kommunikation — gerade in der aktuellen Zeit — ist das A und O. Das betrifft nicht nur neue Kollegen:innen — auch das bereits bestehende Team ist angehalten sich mehr und mehr auszutauschen. Der Plausch in der Büroküche oder auf den Fluren fällt weg, man spricht sich in der Regel nur noch bei festen Terminen oder Telefonaten. Dass das nochmal schwieriger für eine “externe” Person ist, die ihren:seinen Platz in einem neuen Team erst finden soll, brauchen wir nicht zu erwähnen. Daher versuchen wir vermehrt mit der:dem neuen Kolleg:in per Videocall zu sprechen, Fragen zu klären und sich ausgiebig über Gott und die Welt auszutauschen. — Alles, was man theoretisch im normalen Büroalltag auch so machen würde. Und um die Situation so “real wie möglich” rüberzubringen, versuchen wir auch regelmäßig ein Teamlunch stattfinden zu lassen — zwar nur digital — aber der Effekt ist ähnlich. Man isst gemeinsam und tauscht sich über geschäftsferne Dinge aus. Gerade zum Start sollte der Fokus viel auf dem Zwischenmenschlichen liegen.

<Melina/>
Da wir uns derzeit mitten in einem Onboarding-Prozess befinden, haben wir uns mal nach einem Stimmungsbild unserer neuen Kollegin Melina erkundigt — wie sie sich mit der Remote-Einarbeitung fühlt, was ihr bisher gefällt und was nicht, welche Befürchtungen ihrerseits bestehen und worauf sie sich die nächsten Wochen freut:

Nach zwei Wochen ist die Halbzeit meiner Einarbeitungsphase bei der Mainzer Datenfabrik GmbH nun erreicht; die ersten Eindrücke sind verdaut und langsam füllt sich die To- Do Liste.

Man macht sich natürlich vorab Gedanken, wenn man während der Corona Pandemie und des einhergehenden Dauer- Lockdowns die/den Arbeitgeber:in wechselt und das erste Mal und ausschließlich im Home Office arbeiten kann: Wird es schwerer, sich in die Themen einzufinden? Wird der Kontakt zu den neuen Kolleg:Innen lange anonym bleiben, weil die Begegnung in der Büroküche auf einen Kaffee und zur Mittagspause ausbleibt?

Wird es vielleicht ewig dauern, einen Bezug zur Firma aufzubauen und die Vision des Teams zu teilen?

Diese Sorgen wurden mir aber auf Anhieb genommen.

Zum Einen wurde mir die IT- Ausstattung meiner Wahl inklusive Laptop, Bildschirm, Handy und Kopfhörern von meinem zukünftigen Kollegen einige Tage vor meinem ersten Arbeitstag persönlich vorbei gebracht und eingerichtet. Somit hatte ich ein paar Tage, mich mit den Geräten vertraut zu machen (was aber in keiner Weise erwartet wurde) und war pünktlich zum ersten Tag startklar. Der Empfang war sehr herzlich und ich wurde von Tag 1 an als vollwertiges Teammitglied ernst genommen. Durch regelmäßige Online- Teammeetings (mit Kamera), in denen es nicht nur um die fachliche Einarbeitung sondern auch um das „mentale Ankommen“ ging, habe ich schnell eine vertraute Bindung zu Kolleg:innen und Vorgesetzten aufgebaut. Alle „madafas“ arbeiten sehr transparent und obwohl jede:r ihren/seinen eigenen festen Bereich hat, bekommt man immer mit, womit sich die anderen gerade beschäftigen. So bekam ich sehr schnell einen Überblick über die Themen und Arbeitspakete aller Kolleg:innen. Dadurch entwickelte sich das Gefühl fürs „Große Ganze“ und die Motivation meinen Beitrag zu leisten, das wachsende Start-Up mit voran zu treiben.

Meinen beiden Vorgesetzten ist es sehr gut gelungen mir Hilfestellung beim Einfinden anzubieten, so weit ich sie brauche, und mir gleichzeitig genug Zeit zu geben anzukommen und mir meine eigene Struktur zu schaffen. Meiner Meinung nach kommt es genau auf diese Balance letztendlich an.

Sicherlich hat jede:r unterschiedliche Bedürfnisse und Ansprüche an ein Onboarding und in meinem Fall wurde die Mainzer Datenfabrik GmbH diesen mehr als gerecht.

Es kommt mir gar nicht so vor, als wäre heute erst mein elfter Arbeitstag bei den madafas — und das ist ja wohl ein gutes Zeichen!

An dieser Stelle: “Vielen lieben Dank Melina! Wir freuen uns, dass Du bei uns bist und unser Team mit Deiner Art und Arbeit bereicherst!”

Für uns ist das natürlich ein absolut positives Feedback und bestärkt uns darin, mit unserem Prozess so weiter zu verfahren und ihn stetig weiterzuentwickeln 🙂

<Ordnung ist das halbe Leben/>
Eine gute und organisierte Prozessstruktur ist mit die Basis für einen reibungslosen Ablauf. Mit verschiedenen Task- & Projektmanagement Tools können Teilschritte definiert und dokumentiert werden. So gerät keine wichtige Aufgabe in Vergessenheit und größere Maßnahmen können unter den bestehenden Mitarbeitern je nach Expertise aufgeteilt werden.

Wie bereits auch schon erwähnt, gibt es keinen ganz genauen Zeitraum, wie lange ein Onboarding dauern soll. Man peilt ca. 4 Wochen für die intensive Einarbeitung an und stellt den:die neue Kolleg:in nach und nach auf eigene Beine. Unser Ziel ist es, dass der:diejenige “Unternehmer im Unternehmen” wird, sich selbst und seine Arbeitsziele verwirklicht und selbstständig mit Spaß und Motivation arbeitet. Und das zahlt sich letztlich aus — denn nur motivierte und zufriedene Mitarbeiter bringen das Unternehmen nach vorne, sowohl als Team als auch auf finanzieller Hinsicht.

Mit diesem kleinen Einblick in unsere Onboarding-Welt möchten wir den Horizont erweitern. Sowohl unseren, als auch Euren. Es gibt viele Möglichkeiten, den Start des:der neuen Kolleg:in kreativ, intensiv und nachhaltig zu gestalten. Ja, es ist anstrengend und kräftezehrend für beide Parteien, aber die ganze Mühe zahlt sich aus. Investiert in Eure Mitarbeiter und nehmt sie mit auf die gemeinsame Reise! Denn mit einem funktionierenden Team gemeinsam Ziele zu erreichen macht mehr Spaß, als alleine zu kämpfen.

<Ende/>