Effektive Zusammenarbeit im (interdisziplinären) Team

Marvin Meyer for unsplash

<Start/>

In Unternehmen kommen unterschiedlichste Menschen zusammen. Egal welchem Bereich sie angehören, sie arbeiten in der Regel auf ein gemeinsames Ziel hin: Den Projekterfolg. Das dieses Ziel nur durch viele, viele Teilprojekte zu erreichen ist, steht außer Frage. Wie schaffen es große Konzerne, Start-Ups oder kleine bis mittelständige Unternehmen mit der Vielfalt an Mitarbeiter:innen, Abteilungen und Bereichen das übergeordnete Ziel zu erreichen? Richtig — Teamarbeit. Und um damit erfolgreich zu sein, muss ein kollaboratives Team mit benötigten Fähigkeiten zusammengestellt werden, die Ideen-Werkstatt angeschmissen und gemeinsam Dinge umgesetzt werden.

Doch wenn verschiedene Skillsets, Fähigkeiten, Erfahrungen, Kenntnisse, Charaktereigenschaften und Prioritätsansichten aufeinanderprallen, kann es explosiv werden. Verschiedene Teams haben verschiedene Ziele, unterschiedliche Prioritäten — einfach eine andere Art zu arbeiten, als wie man es selbst vielleicht gelernt hat. Wichtig ist es jetzt, die Kommunikation untereinander zu gewährleisten, den Workload gezielt zu verteilen, damit alle Aufgaben mit der bestmöglichen Besetzung an Personal durchgeführt wird — ohne sich gegenseitig im Weg zu stehen. Um einen gemeinsamen Fahrplan zu definieren, ist es hilfreich, sich für einen Tag mit allen Verantwortlichen und Teammitgliedern zusammenzusetzen, Ziele und Teilprozesse zu definieren und Aufgaben klar zu verteilen. Damit wird der eigentliche Fokus auf die Zielerreichung und das gemeinsame Wachstum nicht aus den Augen verloren und jede:r weiß, woran er:sie ist.

<Teamzusammensetzung/>

Eine durchdachte Teamzusammensetzung ist essenziell und ausschlaggebend für den Projektprozess. Die Gefahren lauern nicht weit — denn entweder neigt man dazu, zu viele Personen mit ins Boot zu holen [gemäß des Sprichworts „zu viele Köch:innen verderben den Brei“], zu wenig Personen zu involvieren [der umfassende Workload verteilt sich auf zu wenige Köpfe — Gefahr vor Isolation] oder nicht die passenden Personen mit den notwendigen Skills einzubinden. Hat man erst einmal die passende Zusammensetzung auserkoren, geht es weiter mit der Rollenverteilung. Bestenfalls teilt man die Mitarbeiter:innen in verschiedene Arbeitsgruppen auf, die nicht hierarchisch interagieren sollen, sondern viel mehr strukturiert und organisiert auf das gemeinsame Projektziel hinarbeiten. Dafür ist es sinnvoll, eine:n Projektverantwortliche:n zu bestimmen, der die Aufgaben zentral verwaltet und bestenfalls optimal aufteilt. Weiterhin gibt es individuelle Mitarbeiter:innen und Projektbeteiligte, die nach eigener Spezifikation Aufgaben abarbeiten und mit der Teamleitung Pläne schmieden und kommunizieren. Diese sind jedoch für den eigenen Fachbereich zuständig. Weiterhin sollte es auch noch abteilungsübergreifende Akteure geben, die als Schnittstelle zwischen den einzelnen Fachbereichen handeln. Hier spielt Absprache und Kommunikation die Haupt-Rolle und sollte sich wie ein roter Faden durch den Projektprozess ziehen, damit keine Aufgaben verloren gehen.

<Communication is the key/>

Wie eben erwähnt, ist die Kommunikation untereinander das A und O. Wenn ein Team effektiv zusammenarbeiten soll, müssen Fragen, Meinungen und Kritik unter einen Hut gebracht werden. Gerade Letzteres ist oftmals schwierig in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Charakteren. Schnell kann etwas „in den falschen Hals“ geraten oder falsch interpretiert werden, sodass sich die Gemüter erhitzen. Der Zusammenarbeit sollte ein zentraler Stellenwert zugewiesen werden, denn nicht für jeden ist Teamarbeit selbstverständlich. Wird aber klar und deutlich festgelegt, dass Teamarbeit einen hohen Stellenwert hat, wissen alle mit der Wichtigkeit umzugehen. Zugängliche und ehrliche Kommunikation ist eine Herausforderung und nicht ganz einfach, aber wegweisend. Denn nur wer offen, fair und direkt kommuniziert, kann gemeinsame Herausforderungen angehen und optimale Lösungen erarbeiten, die zur Zielerreichung notwendig sind.

Um effektiv zu kommunizieren, ist es wichtig, die Kommunikationswege festzulegen. Dabei kann sowohl ein Kommunikationsmedium (E-Mail, Slack, Teams, Ticketsystem etc.) zur Hilfe gezogen werden, als auch der Nachrichteninhalt definiert werden. Auch der Zeitpunkt für die Kommunikation sollte festgelegt werden. Beispielsweise könnte man sich auf bestimmte Zeit-Slots einigen, in der sich alle Mitglieder für Rückfragen und Informationsweitergabe verfügbar halten sollen oder eben fixe Termine planen, um (Status quo) Meetings abzuhalten. Auch sollte man berücksichtigen, wann Teammitglieder mal nicht gestört werden möchten, weil sie sich beispielsweise in einer Fokus-Phase befinden.

#talktalktalk

<Transparenz schaffen und Überblick behalten/>

Wenn Teammitglieder zusammenarbeiten, wird an allen Ecken und Enden gewerkelt. Es gibt viele offene Tasks und der Workload ist stets gut gefüllt. Vor allem die Teamleitung, aber auch die Teammitglieder sollten bestenfalls Bescheid wissen, was der aktuelle Stand der Dinge ist und wer an welchen Prozessen arbeitet. Gerade wenn interdisziplinär zusammengearbeitet wird, sollte der Status quo offen und transparent gehalten werden. Man vermeidet dadurch die ständige Informationsbeschaffung, kann selbst auf die Suche nach der benötigten Antwort gehen und proaktiv den Prozess/die Aufgabe weiter vorantreiben. Die meisten Teams arbeiten mit einem Projektmanagementsystem- oder Tool, welches Aufgaben per Ticket oder Task den jeweiligen Mitarbeiter:innen zuweist. Nicht nur die notwendige Transparenz ist damit gegeben, auch der eigene Workload wird einem in der Regel übersichtlich dargestellt und unterstützt das Selbstmanagement. Due-Dates können gesetzt und damit anstehende Fristen spielend leicht im Auge behalten werden.

Natürlich gibt es mittlerweile unzählige Projektmanagementsysteme-/tools, die den Teams die Zusammenarbeit erleichtern. Bevor ein solches Tool eingeführt wird, ist es wichtig, die Hauptaspekte und Vor- & Nachteile dessen zu eruieren. Macht das Tool mit seinen Funktionen überhaupt Sinn für die Strukturierung der Zusammenarbeit? Ist es intuitiv genug und leicht bedienbar? Sprengt es den Kostenrahmen oder ist technisch gar nicht erst umsetzbar? All das und einiges mehr sollte berücksichtigt werden.

Aller Anfang mit neuen Tools ist schwer. Es müssen sich alle Teammitglieder an neue Prozesse und Interfaces gewöhnen, damit klar kommen und vor allem — es akzeptieren. Denn gerade daran scheitert oft Teamarbeit. Neue Dinge und Prozesse zu akzeptieren fällt den ein oder anderen doch etwas schwerer als gedacht, da sie in Vergangenheit „schon immer nach Schema XY“ gearbeitet haben oder ganz nach dem Motto „never change a running system“ arbeiten. Daher empfehlen wir immer genügend Zeit zu lassen und früh anzukündigen, dass eine Neuerung ansteht. Bietet ein umfassendes Intro an, um allen die Möglichkeit einzuräumen, sich in Ruhe und ausgiebig mit dem neuen Toll/System beschäftigen zu können. Hau-Ruck-Aktionen sind da eher kontraproduktiv, da sie bei den meisten Kolleg:innen eher auf Widerstand stoßen. Der Grundgedanke ist zwar gut gemeint, aber vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden, ist für die Wenigsten ein angenehmes Arbeitsumfeld.

<Aktive Mitgestaltung/>

Der zentrale Gedanke bei einer Teamarbeit ist, dass man gemeinsam alles schaffen kann. Man erreicht in der Regel mehr zusammen als alleine. Um das auch entsprechend voranzutreiben, sollten regelmäßig Teammeetings, Brainstorming Sessions und Diskussionen stattfinden. Wie das letztlich aussieht, ist den Teams individuell überlassen. Man könnte sich regelmäßig in persona treffen oder ein gemeinsames Dokument verwenden, in das sich alle mit eventuellen Gedankenblitzen schriftlich auslassen kann. Dass es hier auch zu Meinungsverschiedenheiten kommen kann, ist offensichtlich. Mitgestaltung bedeutet nicht, dass jede:r Einzelne einen individuellen Beitrag zum Erreichen eines Ziels beisteuert, sondern dass Sie eine Idee gemeinsam erarbeiten. Animiert daher Euer Team, sich aktiv und offen mit einzubringen und sich am Projektgeschehen zu beteiligen. Nur offene und aktive Kommunikation bringt Ideen zum Vorschein und zeigt Risiken und Bedenken auf, die noch zum passenden Zeitpunkt angegangen und ggf. aus dem Weg geräumt werden können. Geht mit gutem Beispiel voran, sorgt für einen offenen Austausch untereinander und begegnet Meinungsverschiedenheiten und Diskussionen proaktiv.

<Teambuilding/>

Wenn unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinandertreffen, ist es wichtig, sie auch miteinander warm werden zu lassen. Um das zu unterstützen, helfen diverse Teambuilding-Maßnahmen, die den Zusammenhalt fördern und erste Kommunikationsgrenzen brechen. Dabei geht es weniger um arbeitsspezifische Themen, sondern viel mehr um das lockere Plaudern, sich kennenlernen und Eindrücke voneinander zu gewinnen. Kennen sich Teamkolleg:innen auch außerhalb des Büros, besteht eine andere zwischenmenschliche Basis und man weiß ggf. miteinander besser umzugehen in brenzligen Situationen. Wenn es dann einmal zu Spannungen oder Herausforderungen bei der Arbeit kommt, können sie leichter miteinander kommunizieren, die Situation klären und effektiver zusammenarbeiten.

Egal ob es ein entspannter gemeinsamer Grillabend ist, ein Bier-/Weintasting oder ein Ausflug ins Grüne. Es gibt unzählige Optionen und Aktivitäten, die den Team-Zusammenhalt nachhaltig zu fördern.

<Fazit/>

Es wird sehr schnell sehr klar — im Team kann man alles schaffen. Man verbringt einen bestimmten Zeitabschnitt zusammen, arbeitet intensiv an der Fertigstellung eines beliebigen Projekts und kann am Ende (hoffentlich) stolz auf die erzielten Ergebnisse schauen. Teamarbeit bedeutet Höhen und Tiefen, gemeinsamen Erfolg, aber auch Rückschläge hinzunehmen — sich neu auszurichten, an wichtigen Stellschrauben zu drehen um Ziele zu erreichen. Kommunikation und Planung sind das A und O, quasi die essenziellen Pfeiler einer effektiven Zusammenarbeit im Team. Ohne geraten Prozesse schnell aus den Fugen und laufen Gefahr, nicht erfolgreich beendet werden zu können. Lasst euch auf Neues ein, egal ob neue Projektmanagementsysteme oder auch neue Kolleg:innen! Am Ende zahlt es sich aus und man entwickelt sich in vielen Bereichen weiter oder wächst sogar über sich selbst hinaus.

#changeisfun